Plan, byggesak og oppmåling

KORT OM ENHETEN

Plan- og byggesaksområdet har gjennomgått betydelige endringer det siste året. Fram til 1. mars 2025 bestod tjenesten av to fagavdelinger. Som en del av kommunens omstillingsprosjekt ble oppmålingsavdelingen flyttet fra kommunalteknikk 1. mars 2025, og kommuneplanleggeren ble overført fra kommunedirektørens stab 1. april 2025. Den nye samlede enheten; Plan, byggesak og oppmåling, teller nå 12 ansatte inklusive enhetsleder.

Plan, byggesak og oppmåling sine hovedoppgaver er:

Kommuneplanlegging: utarbeidelse og revisjon kommuneplanens samfunns- og arealdel, samt utvikling av planstrategi og temaplaner, med vekt på medvirkning og politisk rådgivning.
Plansak: saksbehandling av reguleringsplaner, veiledning til utbyggere og innbyggere, samt kvalitetssikring og oppfølging av planvedtak.
Byggesak: behandling av byggesøknader og dispensasjoner, tilsyn med byggearbeid, oppfølging av ulovlige tiltak, og veiledning for regelverksetterlevelse.
Oppmåling: oppmålingsforretninger, vedlikehold av matrikkel og kartdata, samt veiledning for korrekt og effektiv saksbehandling.

LEVERTE TJENESTER I 2025

Kommuneplanlegger har i 2025 levert på svært store planoppgaver sammen med planavdelingen. Disse inkluderer kommuneplanens arealdel og interkommunal sjøarealplan. Førstnevnte har vært ute til andre gangs offentlig ettersyn, og det har vært fokus på å imøtekomme og lukke innsigelser. Sistnevnte ble vedtatt i kommunestyret 30.10.2025. Disse oppgavene har vært tidkrevende og redusert kapasiteten til andre oppgaver, men kommuneplanlegger har likevel bidratt i arbeidet med boligsosial plan og fulgt opp andre enheters arbeid med temaplaner vedtatt gjennom planstrategi 2024–2027.

Planavdelingen har i perioden behandlet innkomne saker, gitt veiledning via telefon, e-post og møter, utarbeidet meglerpakker for plan og byggesak og forvaltet kommunens planregister. Avdelingen har også bistått stort i arbeidet med sjøarealplan og kommuneplanens arealdel. Det har ikke vært innkomne planinitiativ eller oppstart av nye reguleringsplaner, men det er fastsatt ett planprogram, gjennomført fem offentlig ettersyn, vedtatt tre reguleringsplaner og seks endringer av reguleringsplan. Det er en liten nedgang på alle typer reguleringsplansaker, foruten en vedtatt reguleringsplan mer i 2025 enn i 2024.

Byggesaksavdelingen har levert behandling av innkommende saker, veiledning via telefon, møter og e-post, samt noe ulovlighetsoppfølging, tilsyn og matrikkelføring. Aktiviteten har vært stabil og på nivå med tidligere år, og med bistand fra planavdelingen har avdelingen klart å holde seg ajour til tross for en 100 % sykemelding, selv om nytt saksbehandlingssystem ga en noe treg start på året. Det ble i 2025 behandler 369 byggesaker, som er om lag det samme som foregående år. Året har særlig vært preget av sykemelding, innføring av nytt system, overtakelse av arkivering av byggesaker, støtte fra planavdelingen og konsulentbistand til matrikkeloppgaver.

Oppmålingsavdelingen har utført lovpålagte oppgaver knyttet til matrikkel, oppmålingsforretninger, eiendomsendringer, seksjonering, jordskifte, adresseforvaltning, datakvalitet og rapportering, men enkelte områder har vært nedprioritert. I 2025 ble det registrert 125 saker, hvorav 44 er ferdigstilt, og sammenlignet med tidligere år kan det spores en flat til svakt nedadgående trend i saksmengden. Flere saker kunne vært avsluttet dersom etterslepet fra tidligere år var mindre, og etterutdanning, fravær og ferieavvikling har også påvirket framdriften. Samtidig har omorganisering til felles enhet for plan, byggesak og oppmåling gitt bedre samarbeid med eiendom, plan og byggesak.

FORBEDRINGER OG UTFORDRINGER I 2025

Utfordringer:

Kapasitetsutfordringer som følge av høy saksmengde og redusert bemanning.
Effektivisering av tjenester gjennom nye tekniske løsninger og rutiner for at saksbehandlere skal få tid til både saksbehandling og kundebehandling.

Forbedringer:

Samarbeid om forbedringspunkter på tvers av avdelingene for å bedre utnytte mulighetsrommet skapt gjennom den nye enhetens sammensetning. Bevisstgjøring av sammenhenger og konsekvenser av handlinger fra overordnet plan, gjennom byggesak og til oppmålingssak. Dialog om prioriteringer av oppgaver og beslutninger om kriterier for avslutning av gamle saker.
Utarbeidelse av nye maler og rutiner sikrer likebehandling og forenkling av saksbehandling i alle avdelingene, og videre på tvers av fagfelt og ut mot innbyggere.

MÅL SOM BLE NÅDD - OG HVORDAN

Enheten har i rapporteringsåret hatt særlig fokus på å stabilisere og videreutvikle kompetansen etter en periode med høy utskifting av ansatte og konsekvenser av omstillingsprosjektet. Arbeidet med arbeidsmiljø og trivsel har vært prioritert, og dette har gitt positive utslag i form av økt samhandling, mer kjennskap til hverandres fagfelt og bedre utnyttelse av samlet kompetanse. Gjennom etablering av faste månedlige møter har enheten jobbet med samarbeid på tvers, indentifisering fellespunkter og trivsel både internt i enheten og lagbygging på tvers av flere enheter.

Det er samtidig jobbet med økt bruk av digitale løsninger. Innføring og videreutvikling av verktøy som arealplaner.no, eByggesak og digitalisering av reguleringsplaner har bidratt til mer standardiserte arbeidsprosesser og bedre tilgjengelighet for brukere. Det er på nåværende tidspunkt vanskelig å si gevinsten av innføringen av eByggesak, da systemet innebærer en ny arbeidsmåte som per nå vanskelig lar seg sammenligne med det foregående. Det tar tid å bli kjent med det fulle potensialet knyttet til effektivisering og direkterapportering.

MÅL SOM IKKE BLE NÅDD - OG HVORFOR

Hustadvika kommune har en faglig sterk plan, byggesak og oppmålingsenhet, og har potensialet til å være en motor og samarbeidspart for sine nærkommuner. Ønsket er bedre erfaringsutveksling, mer robuste fagmiljøer og økt kapasitet til å håndtere komplekse saker på tvers av kommunegrenser. Enheten har i 2025 ikke hatt mulighet, i den graden enheten har ønsket, til å jobbe målrettet om dette.

Hovedårsaken til dette er:

Omstilling, hvor fokuset har vært på intern oppbygging av ny enhet
Sårbar bemanning og høy saksmengde, hvor det har måtte gjøres harde prioriteringer av arbeidsoppgaver
Sluttføring og gjennomføring av store og omfattende plansaker; kommuneplanens arealdel, områdeplan for Elnesvågen sentrum og sjøarealplan.

KORT VURDERING FREMOVER

Enheten må ha særlig oppmerksomhet på å levere innenfor stramme økonomiske rammer, samtidig som kapasitet og kompetanse må tilpasses økende saksmengde og mer komplekse plan- og byggesaker. For å forbedre leveransene framover er det viktig å prioritere riktige oppgaver, videreutvikle effektive og digitale arbeidsprosesser og sikre et stabilt og godt arbeidsmiljø som gir forutsigbar drift og god kvalitet i saksbehandlingen.